Архив как инструмент управления проектами: систематизация и создание методического пособия

Общество с ограниченной ответственностью ""Кинотеатр ""Пионер""

Ссылка на профиль на ДОБРО.РФ

ID заявки

376007

Описание

За время работы Центра культуры «Пионер» накопилось большое количество различных документов, отражающих его деятельность. В их числе — материалы о проведённых мероприятиях, отчёты по реализованным проектам, договорная документация, переписка с партнёрами, фотоматериалы, а также административные документы, регулирующие внутреннюю работу Центра. В настоящее время эти материалы хранятся в разрозненном виде, что затрудняет доступ к информации и её использование в дальнейшем. Важно не только систематизировать уже имеющиеся архивные данные, но и разработать удобную и понятную систему, которая позволит эффективно управлять архивом в будущем, упрощая его пополнение и поиск нужных документов. Студенты, работающие над проектом, займутся анализом архивных материалов, изучат их структуру, выявят ключевые категории документов и предложат наиболее удобный способ их организации. Им предстоит разработать систему каталогизации, которая позволит упорядочить архив в цифровом и физическом форматах, обеспечив удобный доступ к информации. В рамках проекта также будет создано методическое пособие, в котором будут изложены основные принципы ведения архивной деятельности, инструкции по внесению новых материалов и рекомендации по поддержанию порядка в архиве. Это пособие станет полезным инструментом для сотрудников и резидентов Центра, помогая им эффективно управлять документацией и использовать архивные данные для отчётности, исследований и новых проектов.

Целевая аудитория

- Резиденты и будущие участники креативного кластера: архитекторы, дизайнеры, музыканты, предприниматели г. Саратова - Внешние партнеры, взаимодействующие с кластером: организаторы мероприятий и проектов в кластере - Исследователи, изучающие историю развития креативных индустрий в Саратове

Предполагаемый механизм действий в ходе выполнения социальной задачи

1) Аудит архивных материалов: - Сбор и анализ всех имеющихся архивных документов - Определение их значимости и категорий (отчёты, фотоархив, видеоархив, программные документы, медиа-упоминания и т. д.) 2) Разработка системы каталогизации: - Создание логичной структуры для хранения архивных документов - Определение удобного формата цифрового и физического хранения - Применение тегирования для быстрого поиска информации 3) Оцифровка и систематизация - Сканирование и архивирование важной документации - Создание цифрового каталога с удобным поиском - Формирование плана регулярного обновления архива 4) Описание системы хранения и её принципов - Инструкции по внесению и обновлению информации - Рекомендации по передаче архивных данных в публичное пространство при необходимости

Ожидаемые результаты

Упорядоченный архив Центра культуры «Пионер» (в физическом и цифровом виде). Структурированная система хранения и каталогизации архивных документов. Методическое пособие по управлению архивом, включающее инструкции и рекомендации. Презентация с результатами работы для сотрудников Центра.

Учебное заведение – приоритетный исполнитель социального заказа

Поволжский институт управления – филиал РАНХиГС (факультет политико-правового управления)

Дополнительная информация

Центр культуры «Пионер» – первый в Саратове молодежный креативный кластер, который сейчас является площадкой развития для молодежных проектных команд, представителей малого предпринимательства, а также осуществляет функции выставочного центра. Основная целевая аудитория Центра культуры «Пионер» – молодежь г. Саратова в возрасте 16-30 лет, среди которых преимущественно студенты ВУЗов и ССУЗов, представители креативных индустрий: ИТ-специалисты, архитекторы, дизайны, музыканты, журналисты, художники, служащие театров и кинематографа.